Oświadczenia pracownika są niezbędne do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia. Pobierz darmowy wzór PIT-2, dowiedz się jaki ma wpływ na wynagrodzenie! Oświadczenia pracownika wpływające na wynagrodzenie w 2023 r. Wybór elektronicznej wersji PIT-11 oznacza, że wystarczające jest przekazanie PIT-11 na e-mail pracownika lub udostępnienie go w profilu elektronicznym stworzonym dla niego przez pracodawcę. Wybór formy przekazania pracownikowi PIT-11 przysługuje pracodawcy, pracownik nie może zatem sprzeciwić się udostępnieniu mu egzemplarza „Pracownik zaakceptował takie warunki wykonywania swojej pracy i dostępu do informacji. W rezultacie przekazanie przez płatnika informacji PIT-11 za pośrednictwem platformy nie wymaga uzyskania od pracownika dodatkowej zgody w tym zakresie” – wyjaśnił fiskus w interpretacji nr 0115-KDIT2.4011.494.2020.1.ENB. Informacja PIT-11 przekazana musi być do końca lutego. Osobisty odbiór druku przez pracownika lub wizyta w urzędzie skarbowym bywają na ostatnią chwilę kłopotliwe. W takim przypadku warto skorzystać z alternatywnych form wysyłki informacji PIT-11. Do takich należą wysyłka za pośrednictwem poczty polskiej listem poleconym lub PIT-2 (4) (archiwalny) (2013 - 2016) Oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych Obowiązywał do: 11.01.2017 PIT-2A (3) (2011, 2012) (archiwalny) Oświadczenie dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych Obowiązywał do: 25.09.2013 Zaliczki na podatek od wynagrodzenia wypłacanego po ustaniu zatrudnienia od 01.01.2023 należy naliczać i pobierać z pominięciem oświadczeń/wniosków pracownika dotyczących: wniosku do Zakładu pracy o pomniejszanie zaliczki o kwotę zmniejszająca podatek: 1/12, 1/24 lub 1/36 - PIT-2(9), część C Materiały. PIT-11 (28) miał zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od 1 stycznia 2022 r. Obowiązywał do 30 czerwca 2022 r. PIT-11 _ (28)12.pdf 0.60MB PIT-11 (29) ma zastosowanie do dochodów (przychodów) uzyskanych od 1 stycznia 2022 r. Obowiązuje od 1 lipca 2022 r. f6i2aNF. PIT-11 to formularz sporządzany przez płatnika, stanowiący informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy w danym roku podatkowym. Na jego podstawie podatnicy mogą prawidłowo sporządzić zeznanie roczne. Nie jest to jednak jego jedyna funkcja. Posiadając PIT-11, administracja podatkowa ma możliwość kontroli prawidłowości ustalenia podstaw i zaliczek. Połączenie informacji zawartych na formularzu PIT-11 i innych formularzach oraz informacji dotyczącej wpłacanych przez płatnika zaliczek pozwala pracownikom fiskusa sprawdzić, czy płatnik właściwie realizował swoje obowiązki w trakcie roku podatkowego. DO KIEDY PIT-11Ilościowo najwięcej zeznań przypada na podatników, którzy osiągają przychody ze stosunku pracy (często dodatkowo również z innych źródeł). Takie osoby otrzymują od płatników informacje o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy sporządzone na formularzu są zobowiązani sporządzić i przekazać ten formularz w terminie do końca lutego roku następującego po roku podatkowym. Zdarza się jednak, że obowiązek przesłania informacji powstanie przed końcem lutego. W sytuacji, w której obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek ustał w ciągu roku (np. wskutek ustania stosunku pracy) płatnicy są zobowiązani, na pisemny wniosek byłego pracownika, w terminie 14 dni od dnia złożenia tego wniosku, do sporządzenia i przekazania pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy według miejsca zamieszkania pracownika, lub urzędowi skarbowemu, którym kieruje naczelnik urzędu skarbowego właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych, imiennej informacji (w przypadku dochodów z pracy jest to PIT-11). Jeżeli pracownik takiego wniosku nie złoży, informację sporządza się i przekazuje w zwykłym terminie (czyli do końca lutego następnego roku).BŁĘDY POPEŁNIANE PRZEZ PODATNIKÓW I PŁATNIKÓWCzęstym zachowaniem podatników jest automatyczne przepisanie danych umieszczonych w formularzu bez ich analizy. Tymczasem zdarza się, że płatnik popełni świadomie lub nieświadomie błąd. Uważne przyjrzenie się formularzowi PIT-11 pozwoli na wychwycenie i skorygowanie przedstawiam najczęściej spotykane błędy w formularzach PIT-11:a) uwzględnienie w przychodach wynagrodzenia, które nie zostało postawione do dyspozycji podatnika (np. wynagrodzenie za grudzień rozliczanego roku wypłacane w styczniu następnego roku);b) nieuwzględnienie wynagrodzenia za grudzień poprzedniego roku wypłacanego w styczniu roku rozliczanego (często występuje z błędem a);c) uwzględnienie składki na ubezpieczenie zdrowotne podlegającej odliczeniu od podatku bez ograniczenia jej do 7,75%;d) przyjęcie kosztów uzyskania przychodów w zawyżonej lub zaniżonej w informacjach zdarzają się również z winy informuje on na przykład płatnika o zmianie stanu faktycznego, który kiedyś określił w oświadczeniu PIT-2 (oświadczenie pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych). Wskutek tego płatnik przy obliczaniu zaliczki uwzględniał kwotę wolną, której uwzględniać nie powinien. Skutkuje to w efekcie zaniżeniem zaliczek i kwot podatku do nasze propozycje dotyczące sposobu postępowania z błędnie wypełnionym PIT-11:1. Sposób postępowania w przypadku zauważenia błędu przed złożeniem deklaracji z rozliczeniem rocznymNależy zwrócić się do płatnika z wnioskiem (w razie potrzeby na piśmie) o skorygowanie informacji PIT-11. Oczywiście składając taki wniosek, powinniśmy szczegółowo opisać stan faktyczny i przyczyny, dla których domagamy się korekty. Pozwoli to płatnikowi sprawnie ustalić, czy faktycznie został popełniony błąd. Płatnik, w swoim interesie, powinien skorygować informację i skorygowaną przekazać do właściwego urzędu skarbowego i podatnika. Na podstawie skorygowanej informacji podatnik sporządzi zeznanie roczne. Gdyby płatnik do czasu upłynięcia terminu nie przesłał skorygowanej informacji, podatnik ma prawo uwzględnić w zeznaniu rocznym kwoty ustalone w sposób otrzymał PIT-11, w którym do dochodów roku podatkowego doliczono wynagrodzenie postawione do dyspozycji dopiero w styczniu roku następnego. W informacji uwzględniono również koszty uzyskania dla trzynastego wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne i składki na ubezpieczenie powinien zwrócić się o sprostowanie. W przypadku jego braku podatnik powinien w zeznaniu rozliczyć wyłącznie dochody, które zostały postawione do jego dyspozycji w roku podatkowym, za które sporządza rozliczenie. Podatnik nie powinien uwzględniać w zeznaniu kosztów uzyskania, składek, zaliczki na podatek, dotyczących wynagrodzenia z roku następnego – uwzględni je w kolejnym zeznaniu rocznym. Do zeznania podatnik powinien dołączyć pismo wyjaśniające różnice pomiędzy kwotami ujawnionymi w zeznaniu i kwotami umieszczonymi w informacji PIT-11 (dołączenie pisma nie jest obowiązkowe, ale pomocne w uniknięciu niepotrzebnych wizyt w urzędzie w trakcie postępowania wyjaśniającego).PrzykładPodatnik otrzymał PIT-11, z którego wynika, że płatnik, obliczając zaliczkę, nie uwzględnił pracowniczych kosztów uzyskania przychodu. Podatnik po bezskutecznym zwróceniu się o sprostowanie informacji lub w przypadku braku możliwości otrzymania sprostowanej informacji przed terminem złożenia zeznania rocznego powinien uwzględnić w nim taką kwotę kosztów uzyskania przychodów, jaka odpowiada liczbie miesięcy, w których podatnik otrzymał wynagrodzenie ze stosunku należy żądać i spodziewać się korekty w przypadkach, w których płatnik obliczał prawidłowo zaliczkę, kierując się błędnymi lub niepełnymi informacjami dostarczonymi przez podatnika (np. zawyżając kwotę odliczenia, kierując się nieprawidłowym oświadczeniem PIT-2 albo uwzględniając koszty uzyskania w niższej wysokości wskutek braku oświadczenia pracownika o zamieszkaniu poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy).Podatnik ma jednak prawo uwzględnić w zeznaniu takie wysokości odliczeń (np. koszt uzyskania przychodu), jakie wynikają z przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób Sposób postępowania w przypadku zauważenia błędu po złożeniu deklaracji z rozliczeniem rocznymNależy podjąć działania jak w punkcie 1. Jednak po uzyskaniu skorygowanej informacji podatnik powinien złożyć korektę zeznania rocznego, jeśli informacje zawarte w poprawionym formularzu PIT-11 wpływają na zmianę zawartości rozliczenia Gabrysz Do końca lutego pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikom oraz urzedowi skarbowemu pracownika PIT - 11, zawierającego informacje o osiągniętych w 2012 r. dochodach. Nie trzeba robić tego osobiście – najpóźniej jutro dokument można wysłać pocztą. Za niewywiązanie się z tego obowiązku przedsiębiorca może być ukarany grzywną. Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników muszą na bieżąco obliczać, pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanych wynagrodzeń. Po zakończeniu roku są obowiązani sporządzić i przesłać informacje o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy za poprzedni rok, czyli PIT-11. Znajdują się tam dane dotyczące wysokości osiągniętego przychodu, poniesionych kosztów, uzyskanego dochodu, dochodu wolnego od podatku, czy pobranych zaliczek. PIT-11 zawiera także dane o składkach na ubezpieczenie społeczne, które odlicza się od dochodu oraz na ubezpieczenie zdrowotne, które zmniejszają podatek. Ułatwia ona więc znacznie wypełnienie zeznania rocznego przez pracownika, z drugiej strony pozwala fiskusowi wstępnie zweryfikować poprawność rozliczeń rocznych. Pracodawca jest płatnikiem Taki obowiązek to wynik funkcji płatnika jaką pełni m. in. przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników. Ale o PIT-11 muszą także pamiętać inne instytucje, m. in. spółdzielnie pracy, banki (np. od wypłaconych emerytur i rent z zagranicy), uczelnie (od wypłaconych stypendiów).Płatnikiem jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, która musi obliczyć i pobrać od podatnika podatek i wpłacić go fiskusowi. Był PIT-12, nie ma PIT-11 PIT-11 musi trafić do tych pracowników, którzy nie korzystają z możliwości rocznego rozliczenia ich podatku przez pracodawcę. Te osoby, które przez cały rok pracowały u jednego pracodawcy mogły bowiem uniknąć samodzielnego rozliczania podatku dochodowego i składania rocznego zeznania. Oznacza to, że jeżeli pracodawca otrzymał do 10 stycznia od pracownika oświadczenie (na druku PIT-12), w którym została wyrażona taka wola oraz wskazane wymagane informacje, nie wypełnia teraz dla tej osoby informacji PIT-11. W takim przypadku konieczne jest natomiast przekazanie rocznego rozliczenia podatku pracownika na formularzu PIT-40. Zobacz: PIT-11 przez internet Do urzędu według miejsca zamieszkania Informacja PIT-11 musi także trafić do urzędu skarbowego (tak samo PIT-40). Właściwość miejscową należy ustalić według miejsca zamieszkania pracownika (a nie miejsca jego zameldowania). W sytuacji, gdy pracownik przeprowadzał się w trakcie roku, właściwość ustala się według ostatniego dnia roku podatkowego. Oznacza to, że decydujące jest miejsce zamieszkania w dniu 31 grudnia. Inaczej sytuacja wygląda z osobami, które wyjechały za granicę i 31 grudnia nie mieszkały w Polsce. Dla nich właściwym pozostanie urząd według ostatniego miejsca zamieszkania w kraju. Natomiast w przypadku osób, na których ciąży tzw. ograniczony obowiązek podatkowy (przebywają na stałe za granicą - patrz ramka poniżej -ale osiągają też dochód w Polsce), PIT-11 powinien trafić do urzędu obsługującego osoby zagraniczne. Ograniczony obowiązek podatkowy dotyczy tych osób, których miejsce zamieszkania znajduje się za granicą (czyli przebywają w innym państwie dłużej niż 183 dni w ciągu roku lub ich ośrodek interesów życiowych znajduje się w innym kraju). Podlegają one opodatkowaniu w Polsce tylko od uzyskanych tu dochodów. Do końca lutego trzeba wysłać PIT-11 (i PIT-40 również) musi być przekazany do końca lutego. Nie oznacza to jednak, że do tego dnia fiskus czy pracownik musi go otrzymać. By dochować termin wystarczy, jeżeli PIT najpóźniej 28 lutego zostanie nadany w placówce Poczty Polskiej. Co prawda nie ma takiego obowiązku, jednak dla bezpieczeństwa warto wysłać list polecony, co w przypadku ewentualnych problemów pomoże udowodnić, że obowiązek ten został spełniony w terminie. Spóźnienie może być kosztowne Opóźnienie w tym zakresie może bowiem stanowić wykroczenie skarbowe. Jednak jego popełnienie musi się wiązać z umyślnością działania. Co więcej, by takie uchybienie mogło być uznane za wykroczenie skarbowe, jego społeczna szkodliwość musi być większa niż znikoma. Organ prowadzący postępowanie musi więc wykazać, na czym polega szkodliwość społeczna takiego czynu. W 2013 r. najniższa grzywna za wykroczenie skarbowe wynosi 160 zł, a najwyższa 32 tysięcy złotych. Przy opóźnieniu w złożeniu informacji PIT-11 można liczyć na dolne granice kary (chociaż im dłuższe opóźnienie i im więcej informacji, tym wyższa kara). Górne dotyczą czynów o większej społecznej szkodliwości, jak np. niepłacenie podatków w terminie. e-PIT-11 do fiskusa wciąż z podpisem kwalifikowanym PIT-11 może być wysyłany przez internet, co stanowi znaczne ułatwienie, a także oszczędność czasu i pieniędzy, w szczególności dla tych przedsiębiorców, którzy zatrudniają wielu pracowników. Niestety w tym roku w dalszym ciągu konieczne jest do tego posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego (chociaż w ostatnim czasie obowiązek ten został już zniesiony dla osób fizycznych w zakresie m. in. deklaracji VAT). PIT-11 może być przekazany pracownikowi także za pomocą komunikacji elektronicznej, m. in. mailem. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, nr IPPB4/415-653/11-2/MP wskazał, że „przekazanie informacji PIT-11 może nastąpić za pomocą środków komunikacji elektronicznej (...) pod warunkiem jednak, że zachowany zostanie wzór informacji PIT-11 i będzie ona zawierała wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa (w tym podpis elektroniczny lub tradycyjny).” Trzeba jednak pamiętać, że jeżeli zaistnieją w tym zakresie wątpliwości, udowodnienie przekazania takiej informacji będzie obciążało przedsiębiorcę. Warto więc i w tym przypadku uzyskać oraz zachować potwierdzenie odbioru przez pracownika. Zobacz: PIT-11 przez internet Oświadczenie PIT-2 - zasady wypełniania i stosowania po zmianie przepisów Od 1 lipca 2022 r. pracodawcy stosują do ustalenia wysokości zaliczki na podatek od przychodów ze stosunku pracy nową kwotę zmniejszającą podatek, która wynosi 300 zł miesięcznie. Prawo do tego zmniejszenia przysługuje jednak tylko tym pracownikom, którzy złożyli pracodawcy oświadczenie PIT-2. Do końca 2022 r. kwotę zmniejszającą może stosować tylko jeden płatnik podatku (którym oprócz pracodawcy jest najczęściej ZUS). Od 1 stycznia 2023 r. podatnik, który osiąga przychody z więcej niż jednego źródła, będzie mógł upoważnić nawet 3 płatników (w tym zleceniodawcę) do uwzględniania tego zmniejszenia w odpowiedniej części przy obliczaniu zaliczki na podatek, składając im w tym celu oświadczenie. Jest to rewolucyjna zmiana w stosunku do stanu prawnego, jaki obowiązuje do 31 grudnia 2022 r. Złożenie pracodawcy oświadczenia PIT-2 przez pracownika, czyli oświadczenia dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, skutkuje tym, że zaliczka na podatek od uzyskiwanych przychodów jest zmniejszana o dodatkową kwotę. Od 1 lipca 2022 r. wynosi ona 300 zł miesięcznie (do 30 czerwca 2022 r. była to kwota 425 zł) i musi być stosowana do przychodów osiągniętych od tej daty. Jednak nie każdy pracownik będzie uprawniony do skorzystania z omawianego obniżenia. Podatnicy uprawnieni do złożenia PIT-2 Do 31 grudnia 2022 r. oświadczenie może złożyć pracodawcy (przy łącznym spełnieniu poniższych warunków) : a) osoba będąca pracownikiem, czyli pozostająca w stosunku służbowym, stosunku pracy, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy (art. 32 ust. 3 w zw. z art. 12 ust. 4 ustawy o pdof); nie są zatem uprawnione do skorzystania z preferencji inne osoby np. zleceniobiorcy lub wykonawcy umowy o dzieło, oraz b) ww. osoba, która: nie otrzymuje emerytury lub renty za pośrednictwem płatnika albo otrzymuje je za pośrednictwem płatnika i złożyła organowi rentowemu wniosek o rezygnację ze stosowania kwoty zmniejszającej podatek od zaliczki obliczonej od pobieranego świadczenia, nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, nie osiąga dochodów z pozarolniczej działalności gospodarczej, od których jest obowiązana opłacać zaliczki na podatek, nie otrzymuje świadczeń pieniężnych wypłacanych z Funduszu Pracy lub z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, określi ten zakład pracy jako właściwy do stosowania zmniejszenia zaliczki na podatek. Od 1 stycznia 2023 r. uprawniony do złożenia PIT-2 będzie też zleceniobiorca i wykonawca umowy o dzieło. Częstotliwość składania PIT-2 i wysokość kwoty zmniejszającej podatek Oświadczenie PIT-2 zachowuje ważność, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego przez pracownika w latach poprzednich nie uległ zmianie. To oznacza, że nie ma potrzeby ponownego składania oświadczenia przez podatnika, jeżeli okoliczności poświadczone poprzednio nie mają wpływu na prawo do stosowania zmniejszenia. Nie wpływa na to też zmiana wzoru formularza ani kwoty zmniejszającej podatek. Z inną sytuacją mamy do czynienia, jeżeli zmieniły się przepisy, wskutek czego podatnik utracił prawo do stosowania zmniejszenia lub zachował je, ale obowiązują w tym zakresie inne zasady i chce z nich skorzystać. Od 1 stycznia 2023 r. podatnik, który otrzymuje przychody od więcej niż jednego płatnika podatku, będzie mógł złożyć nie więcej niż 3 płatnikom (będącym zarówno innym pracodawcą, jak i zleceniodawcą czy zamawiającym - w przypadku umowy dzieło) wniosek o stosowanie przez każdego z nich kwoty zmniejszającej podatek w odpowiedniej, proporcjonalnej części. Jest to prawo, a nie obowiązek podatnika. Zatem nic nie stoi na przeszkodzie, aby taki podatnik zobowiązał tylko jednego płatnika do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek. Upoważnienie więcej niż jednego płatnika do stosowania tej kwoty powoduje, że podatnik będzie musiał odwołać poprzednio złożone oświadczenie PIT-2 (do końca 2022 r. może je otrzymać tylko jeden płatnik podatku). Do 31 grudnia 2022 r. nie ma bowiem możliwości dzielenia kwoty zmniejszającej, ale można przenieść prawo do jej stosowania na innego płatnika. Tabela. Zasady stosowania kwoty zmniejszającej podatek do 31 grudnia 2022 r. i od 1 stycznia 2023 r. Liczba płatników podatku Wysokość kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek do 31 grudnia 2022 r. Wysokość kwoty zmniejszającej miesięczne zaliczki na podatek od 1 stycznia 2023 r. 1 300 zł i może ją stosować tylko jeden wybrany przez podatnika płatnik podatku 300 zł (3600 zł x 1/12 kwoty zmniejszającej podatek) 2 150 zł (3600 zł x 1/24 kwoty zmniejszającej podatek) 3 100 zł (3600 zł x 1/36 kwoty zmniejszającej podatek) PRZYKŁAD Pracownik pobiera emeryturę, której płatnikiem jest ZUS. Organ ten stosuje przy obliczaniu zaliczki na podatek od świadczenia kwotę zmniejszającą podatek. Pracownik złożył w ZUS z końcem czerwca 2022 r. oświadczenie o zaprzestaniu stosowania tego zmniejszenia do zaliczki od emerytury. Jednocześnie upoważnił swojego pracodawcę, aby uwzględniał on kwotę zmniejszającą przy obliczaniu zaliczki na podatek od przychodów ze stosunku pracy. Pracodawca odliczy kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał to oświadczenie. W czerwcu 2022 r. pracodawca nie miał już takiej możliwości, a zatem dokona tego od zaliczki naliczonej od wynagrodzenia, które wypłaci z końcem lipca 2022 r. Wzór oświadczenia PIT-2 Komentarz 1. W poz. 1 PIT-2 podatnik wskazuje swój identyfikator podatkowy, którym jest PESEL (dla osób nieprowadzących działalności gospodarczej, niebędących zarejestrowanymi podatnikami VAT, niebędących pracodawcami lub płatnikami składek) lub NIP (dla pozostałych podatników, dla których identyfikatorem właściwym nie jest PESEL). Komentarz 2. W bloku A w poz. od 2 do 4 PIT-2 podatnik podaje swoje imię i nazwisko oraz datę urodzenia. Komentarz 3. W bloku A podatnik określa płatnika, podając jego nazwę, jako właściwego do zmniejszania miesięcznej zaliczki na podatek dochodowy o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej. Jednocześnie podatnik oświadcza, że nie spełnia warunków negatywnych do stosowania tego zmniejszenia. Komentarz 4. W bloku B podatnik podaje datę wypełnienia oświadczenia i składa podpis. Rekomenduje się, aby na oświadczeniu płatnik podał też datę otrzymania PIT-2 od pracownika, mimo że wzór nie zawiera takiej pozycji. Ma to znaczenie w przypadku sporu z podatnikiem przy ustalaniu, czy płatnik zastosował zmniejszenie w odpowiednim terminie. Płatnik odlicza bowiem kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek najpóźniej od miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał to oświadczenie. PODSTAWA PRAWNA: art. 12 ust. 4, art. 32 ust. 3-3aa, ust. 4, art. 34 ust. 2a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych - z 2021 r. poz. 1128; z 2022 r. poz. 1265 art. 1 pkt 13, pkt 20, art. 40 pkt 1, pkt 3 ustawy z 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw - z 2022 r. poz. 1265 Bożena Goliszewska-Chojdak ekonomista, specjalista z zakresu kadr i płac, redaktor MONITORA prawa pracy i ubezpieczeń, praktyk z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziale personalnym Każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek sporządzenia i przekazania pracownikowi deklaracji PIT-11 w terminie do końca lutego danego roku. PIT-11 wystawia pracodawca, który w poprzednim roku zatrudniał pracowników na umowę o pracę, umowę zlecenia lub o dzieło. Do urzędu skarbowego deklaracja musi trafić w terminie do końca stycznia roku następującego po roku podatkowym. Na skróty Zaliczki na podatek dochodowy pracownika (PIT-4)PIT-11, czyli informacja o pobranych zaliczkach na podatek dochodowyPIT-11 – kiedy nie trzeba go składać?PIT-11 – najczęściej popełniane błędy Zaliczki na podatek dochodowy pracownika (PIT-4) Obowiązkiem pracodawcy jako płatnika podatku jest odprowadzenie i pobór zaliczek na podatek dochodowy za zatrudnionego pracownika. Płatnik każdego miesiąca opodatkowuje wynagrodzenie pracownika, a następnie w jego imieniu opłaca podatek w urzędzie skarbowym właściwym dla pracodawcy. PIT-11, czyli informacja o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11 sporządzany jest w 3 egzemplarzach, po jednym dla: urzędu skarbowego właściwego dla pracownika zgodnie z jego miejscem zamieszkania w terminie do dnia 31 stycznia za rok poprzedni pracownika w terminie do końca lutego po zakończonym roku podatkowym pracodawcy do dokumentacji kadrowo-księgowej. Pracodawca może przekazać pracownikowi formularz PIT-11 w dowolny sposób: osobiście wysyłając pocztą na adres zamieszkania pracownika pocztą elektroniczną na adres e-mail pod warunkiem zachowania formy urzędowej. PIT-11 – kiedy nie trzeba go składać? Jeżeli pracodawca zatrudnia osoby na umowę zlecenia i o dzieło, dla których kwota wynagrodzenia ogółem określona w umowie nie przekracza 200 zł, to nie musi za nie sporządzać deklaracji PIT-11. Za wymienionych pracowników odprowadzany jest zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 17% od przychodu zadeklarowany w PIT-8A. PIT-11 – najczęściej popełniane błędy dane podatnikadane dotyczące pracownika muszą być prawidłowe. Przede wszystkim właściwy powinien być identyfikator podatkowy, który powinien być zgodny z imieniem i nazwiskiem pracownika. brak podpisu osoby sporządzającej deklaracjępodpis płatnika lub osoby przez niego upoważnionej do obliczania i pobierania podatku (najczęściej księgowej) na deklaracji jest bardzo ważnym elementem PIT-11. Brak podpisu może zostać uznane przez urząd jako niezłożenie deklaracji. Płatnik może zostać wezwany do uzupełnienia podpisu. nieprawidłowo zaliczone kosztyzatrudnianie pracowników spoza miejscowości, w której znajduje się zakład pracy upoważnia pracodawcę do odnotowania tego faktu na formularzu PIT-11 poprzez zaznaczenie odpowiedniego kwadratu 3 w poz. 28: „z jednego stosunku pracy (stosunków pokrewnych), podwyższone w związku zamieszkiwaniem podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy”. Pracodawcy przeważnie zaznaczają kwadrat 1, co oznacza że zamiast kosztów podwyższonych przyporządkowane są koszty podstawowe. należności wypłacone na przełomie rokuw PIT-11 muszą zostać uwzględnione jedynie należności wypłacone w roku kalendarzowym, którego dotyczy deklaracja. W przypadku kiedy pracownik otrzyma wynagrodzenie za miesiąc grudzień w styczniu kolejnego roku, to wypłata powinna zostać wykazana w PIT-11 za następny rok, czyli wynagrodzenie za grudzień 2020 roku przekazane do wypłaty w styczniu 2021 roku musi być wykazane w PIT-11 za 2021 rok. PIT-11 – poprawność przekazanych danych Dane przekazane za pomocą formularza PIT-11 są bardzo istotne dla celów dalszych rozliczeń pracownika z urzędem skarbowym. Na podstawie otrzymanej deklaracji pracownik wypełnia zeznanie roczne, przeważnie na druku PIT-37 z tytułu rozliczenia podatku dochodowego, dlatego tak ważne jest jego prawidłowe sporządzenie. Data publikacji: 2022-01-18, autor: FakturaXL ZADAJ PYTANIE DO ARTYKUŁU Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Natomiast przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS zależy od określonych kryteriów tj. sytuacji życiowej. Jednak czy pracodawca może żądać informacji PIT-11 małżonka? Jakie informacje mogą być pobierane przez pracodawcę? W art. 22(1) Kodeksu pracy przewidziano katalog informacji, które mogą być gromadzone przez pracodawcę w związku z zatrudnieniem pracownika. Art. 22(1) Kodeksu pracy„§ 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:1)imię (imiona) i nazwisko;2)datę urodzenia;3)dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;4)wykształcenie;5)kwalifikacje zawodowe;6)przebieg dotychczasowego zatrudnienia.§ żąda podania danych osobowych, o których mowa w § 1 pkt 4–6, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym§ żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowyc1)adres zamieszkania;2)numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;3)inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;4)wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;5)numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.§ żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.§ pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i 3, w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia”.W sprawach danych osobowych nieuregulowanych powyżej stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych. Kto jest administratorem danych osobowych pracowników? Główne zasady przetwarzania danych osobowych zawarte są w Ustawie z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (EU) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Zgodnie z RODO Administratorem Danych Osobowych jest osoba fizyczna lub prawna, organ publiczny, jednostka nieposiadająca osobowości prawnej lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Natomiast powstanie stosunku pracy nakłada na pracodawcę szereg obowiązków związanych z dokumentowaniem przebiegu pracy osób zatrudnionych. Pracodawcę czyni to administratorem danych osobowych pracowników. Należy jednak pamiętać, że często jest on również współadministratorem, a niekiedy nawet podmiotem przetwarzającym. Rozporządzenie o ochronie danych osobowych wprowadza podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych: legalność (zgodności z prawem, rzetelność i przejrzystość) – oznacza, że przetwarzanie danych powinno odbywać się zgodnie z prawem, rzetelnie, uczciwie i w sposób przejrzysty, celowość (ograniczonego celu) – pracodawca może przetwarzać dane tylko w określonym celu, minimalizacja danych – oznacza, że przetwarzanie danych pracowników powinno odbywać się tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne, ograniczenia przechowywania – dane powinny być przechowywane przez czas nie dłuższy, niż jest to niezbędne, prawidłowość – dane zbierane przez pracodawców muszą być rzeczywiste, prawdziwe, kompletne i aktualizowane, integralność i poufność – pracodawca ma obowiązek pełnego zabezpieczenia przetwarzanych danych, rozliczalność – administrator jest odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów i powinien być w stanie wykazać ich przestrzeganie. Pracodawca pobierając i przetwarzając dane, musi stosować się do powyższych zasad. Kiedy pracodawca może zażądać informacji PIT-11 małżonka? Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, że pracodawca, który przetwarza dane osobowe, nie może gromadzić ich w szerszym zakresie, niż jest to przewidziane dla realizacji celu, w jakim dane są pozyskiwane. Pracodawca powinien zatem oczekiwać od pracownika tylko takich danych, które służą osiągnięciu konkretnego założenia, a nie będą pozyskiwane i gromadzone wyłącznie do wykorzystania w przyszłości. Nie powinien natomiast zbierać danych bardziej szczegółowych ponad istniejące potrzeby zakładu pracy, czy też ponad te, wskazane w przepisach szczegółowych. Żądanie przez pracodawców danych zawartych w drukach PIT-11 małżonka powinno mieć związek z wymogami oraz realizacją wewnętrznych przepisów i służyć wykonaniu konkretnego celu. Najczęściej oczekują oni takich informacji w celu potwierdzenia dochodów pracownika przypadających na jednego członka rodziny przy przyznawaniu mu stosownego świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Warto pamiętać, że jeśli pracodawca wymaga ich w celu ustalenia uprawnień do świadczeń z ZFŚS, powinien to stosownie uregulować w regulaminie ZFŚS. Zatem pracownik, który stara się o to świadczenie, może być poproszony przez pracodawcę o potwierdzenie wysokości dochodów małżonka. Obowiązujący u danego pracodawcy regulamin ZFŚS powinien być uzgodniony z zakładową organizacją związkową, zawierać szczegółowe informacje, jakie dokumenty musi złożyć pracownik w celu pobrania świadczenia. Warto zaznaczyć, że może on udokumentować wysokość dochodów poprzez oświadczenie o ich wysokości lub dostarczenie do wglądu formularza PIT-11 małżonka. Dopiero spełnienie przez pracownika wszystkich przesłanek wskazanych w regulaminie ZFŚS umożliwi pracodawcy przyznanie świadczenia. Ponadto pracodawca może żądać przedstawienia formularza PIT-11 małżonka do wglądu w celu dokonania stosownej weryfikacji dochodów. Stanowisko UODO w sprawie informacji niezbędnych do przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zależy od określonych kryteriów, tj. sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. To oznacza, że sytuacja pracownika wymaga w tym wypadku jej określenia, czyli przetwarzania danych osobowych pracownika i członków jego rodziny. Nie może to jednak prowadzić do gromadzenia danych w zakresie szerszym, niż jest to konieczne. Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim poradniku zaznacza, że uprawnienie pracodawcy do żądania podania informacji oraz przedłożenia odpowiednich dokumentów powinno znajdować uzasadnienie w regulaminie. Jednak UODO podkreśla, że zakazane jest zbieranie danych niemających znaczenia lub o większym stopniu szczegółowości, jak również danych „na przyszłość”. W związku z tym pozyskanie kopii zeznania podatkowego (PIT) osoby będącej członkiem rodziny pracownika nie jest konieczne podczas weryfikacji sytuacji materialnej. Może ona zostać dokonana w inny sposób. Według UODO, w celu dokonania takiej weryfikacji można przedstawić PIT jedynie do wglądu pracodawcy. Urząd zaleca także rozważenie przyjęcia innych rozwiązań w tym przypadku np. uznawanie oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka. Zgodnie z RODO dane osobowe powinny być pobierane wyłącznie w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne oraz na podstawie odpowiednich przepisów. Jak wynika ze stanowiska Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pracodawca może żądać przedstawienia PIT-11 małżonka, ale wyłącznie do wglądu.

oświadczenie pracownika do pit 11